Como punto de partida del artículo pondremos en contexto en que consiste la gestión del contenido empresarial y su importancia en las organizaciones.

¿En qué consiste ECM?

La Gestión de Contenido Empresarial (Enterprise Content Management, ECM) son las estrategias, métodos y herramientas utilizadas para capturar, gestionar, almacenar, preservar y entregar contenido o documentos relacionados con los procesos organizativos.

Engloba la gestión de documentos, gestión de contenido web, búsqueda, colaboración, gestión de registros, gestión de activos digitales, la gestión del flujo de trabajo, captura y digitalización.

¿Por qué es tan importante en las organizaciones?

Actualmente en las organizaciones se genera una gran cantidad de contenido diario no estructurado (correo electrónico, imágenes, vídeos, documentos…) según estudios realizados se ha demostrado que el contenido no estructurado comprende el 80% o más de la información corporativa y viene creciendo entre 65% a 200% al año, dependiendo del sector.  Si este contenido no se gestiona correctamente provoca que el usuario no se capaz de encontrar información que puede ser de gran utilidad para llevar a cabo su trabajo y provocando el aumento del tiempo de tomas de decisiones lo que conlleva a una pérdida de eficiencia que se traduce en pérdida de tiempo y dinero.

En resumen disponer de una herramienta que posibilite la gestión de contenido permite a las organizaciones tomar decisiones de forma más rápida garantizando una mejor eficiencia.

Llegados a este punto ya sabemos en qué consiste la gestión de contenidos empresariales y su importancia dentro las organizaciones, la siguiente inquietud es decidir qué soluciones existen en el mercado que ayuden a cubrir las necesidades del negocio.

¿Qué soluciones de negocio existen en el mercado para ECM?

Para tener una respuesta a esta pregunta nos podemos ayudar del Magic Quadrant de Gartner que nos ofrecerá una guía para ubicar los productos tecnológicos existentes en el mercado actual.

 ¿Qué es el Magic Quadrant de Gartner?

gart 

La Empresa del grupo Gartner, es una firma de consultoría e investigación en el mercado de las nuevas tecnologías muy bien considerada dentro del mundo TI.

El Magic quadrant de Gartner mediante un tratamiento gráfico y criterios de evaluación representa la situación del mercado de un producto tecnológico (player) en un momento determinado, poniendo en relieve la posición de visionarios de algunos creadores de soluciones y su capacidad de crecimiento.Gartner puntúa a cada solución en base a tres estudios:

  • Las impresiones de clientes sobre los proveedores de la solución, basadas en consultas realizadas por Gartner en el año pasado.
  • Una encuesta online de clientes.
  • Un cuestionario muy completo remitido a los diferentes proveedores con preguntas sobre sus estrategias y futuras operaciones.

Saber interpretar el Magic Quadrant de Gartner nos podrá ayudar a tomar mejores decisiones a la hora de elegir una solución ECM para aumentar el rendimiento de nuestro negocio.

El gráfico está dividido en cuatro partes dónde se distribuyen las compañías más relevantes del mercado en función de su tipología y la de sus productos.

La clasificación se realiza según dos parámetros fundamentales:

 Eje X o “completeness of vision”

Consiste en la capacidad de los players a anticiparse y adaptarse a las necesidades del mercado .

Eje Y o “ability to execute”

Se trata de la capacidad de los players para desarrollar y comercializar las soluciones.

ECM Magic Quadrant de Gartner 2013

magic gart

 source:  Magic Quadrant for Enterprise Content Management 

El posicionamiento que tiene Microsoft y la estabilidad de los últimos años dentro del Magic Quadrant podemos interpretar que se trata de una solución lo suficiente madura y con una apuesta futura que garantiza la mejora continua del producto para garantizar el correcto funcionamiento según las necesidades cambiantes del mercado.

Conclusión

En este artículo se ha enfocado SharePoint como solución ECM pero lo que realmente lo hace atractivo, es que el producto ofrece de forma nativa otras características que permiten soluciones con múltiples orientaciones funcionales dentro de una plataforma única:   

  • Gestión de Contenidos (Documentos, Páginas Web, Centro de Registros)
    • Gestión Documental avanzada
    • Gestión de Registros Documentales
    • Listas personalizadas para el tratamiento de datos y formularios
    • Encuestas, agendas, contactos
    • Páginas WEB para manuales, Wiki, Blogs
    • Redes Sociales Corporativas
  • Integración de Aplicaciones (Desarrollos .NET)
  • Tecnologías de Búsquedas (incluso fuera del ámbito de SharePoint)
  • Diferentes arquitecturas de sistemas (Extranet e Internet compatibles)

¿Qué aporta SharePoint a las organizaciones?

– Una solución de negocio que integra la información de varios sistemas en una solución corporativa global, por medio del sign-on único y los servicios de integración de aplicaciones.

– Infraestructura unificada escalable y altamente distribuida que incluye un conjunto de herramientas flexibles que permiten el despliegue, desarrollo y mantenimiento, lo que permite de una forma sencilla el crecimiento del portal según las necesidades de crecimiento de la empresa.

– Dispone de una plataforma de desarrollo que permite crear soluciones rápidamente y responder a las necesidades de la empresa.

Como resultado, la implementación de SharePoint se traduce en:

  • Aumento de la productividad a través de un conjunto integrado.
  • Reducción de los gastos de mantenimiento y formación (plataforma única).
  • Aumento de la productividad de TI.